大(dà)型企業年會策劃酒店(diàn)選擇、場地布置攻略
大(dà)型企業年會策劃酒店(diàn)選擇、場地布置攻略
眼看2020年近在眼前了，行政和市場的小(xiǎo)夥伴們已經開(kāi)始準備企業公司年會了吧？年會執行起來一(yī)點都不輕松，事多還雜(zá)亂，是整個年會過程中(zhōng)最勞神傷腦的一(yī)個過程了，需要團隊緊密合作及後勤同事們細心付出，這還不夠。
今天，阿南(nán)就給大(dà)家梳理一(yī)下(xià)年會執行過程中(zhōng)的一(yī)些細節，同時執行時間順序也是很重要的哦。如果第一(yī)步做不好，接下(xià)來有很多無用功等着你做呢。同時，阿南(nán)還會給大(dà)家分(fēn)享年會活動最重要的兩個環節：年會場地+年會節目，一(yī)定要看到最後哦！
首先給大(dà)家分(fēn)享的是：
年會策劃中(zhōng)，都包含那些執行細節
01 預定年會場地
例如預定酒店(diàn)、聚餐地點、團建地點和年會内容等。
02 将确定好的年會時間地點通知(zhī)公司全體(tǐ)人員(yuán)
預定好年會場地之後，接下(xià)來就是把地點時間公布給公司全體(tǐ)人員(yuán)，确定員(yuán)工(gōng)出行名單，盡早完成來回車(chē)程的訂票，或者找好一(yī)些服務商(shāng)包車(chē)也是可以的。
03 員(yuán)工(gōng)的出行名單确定酒店(diàn)入住名單
如果在入住時間内，部門小(xiǎo)組有會議的，要提前上報安排會議地點；
在員(yuán)工(gōng)簽到之前，房卡要提前分(fēn)好，主要爲了避免因爲簽到人數多，導緻房卡及簽到台會搞得很亂；
如果簽到台有禮物(wù)發發放(fàng)，可以在簽到表中(zhōng)标注好，這樣可以避免誤領、少領、多領的情況發生(shēng)。
年會的物(wù)料要集中(zhōng)放(fàng)在一(yī)起，避免年會工(gōng)作人員(yuán)到處找東西找不到。
04年會負責人員(yuán)要進行禮品采購
采購也是一(yī)件繁瑣的事情，既然是年會就少不了獎勵，在禮品上的選擇可以考慮參考下(xià)專業的年會顧問組的意見，找一(yī)些實用并且有紀念價值意義的禮品。
05 找好與年會相關主題的素材
先把年會的主題确定好，設計的風格要統一(yī)，确定要好年會主題需要的相關素材及物(wù)料，尺寸和擺放(fàng)位置也要提前也要确定好。
既然是年會，LED屏幕是少不了的，需要提前測試一(yī)下(xià)LED屏效果，LED屏幕的質量不一(yī)樣，效果不一(yī)樣哦！
06做好線上預熱工(gōng)作
這也是在年度會議上檢測團隊創造力的一(yī)部分(fēn)。
年會通過新媒體(tǐ)渠道通過劇透的形式來緩慢(màn)引出年會，以提高員(yuán)工(gōng)對年會的期望。
這也是展示公司良好形象的一(yī)種方式。
07 白(bái)天的會議要組織好
例如分(fēn)享人員(yuán)，分(fēn)享主題，分(fēn)享每個部門的秩序。這個環節包括邀請外(wài)賓，确認出席名單，安排卡片訂購和制作卡，在午餐時間拍一(yī)張集體(tǐ)照片。
08白(bái)天會議時間安排要适當
年會執行第八步白(bái)天的會議是在上午和下(xià)午舉行，因爲會持續很長時間，除了午餐和休息時間，圓桌BBS可以穿插一(yī)些大(dà)家感興趣的話(huà)題，會議的節奏可根據情況調整。
此外(wài)，在當天的會議中(zhōng)，上午和下(xià)午将有10-20分(fēn)鍾的休息時間。
休息期間，你可以準備一(yī)些點心，準備一(yī)個鍾。
休息之後，你可以通過鈴聲告訴大(dà)家繼續進入會議。
09組織好晚宴的節目
包括各部門的背景音樂、節目和主持人的選擇，晚宴的LED屏幕應與白(bái)天的會議不同；在正式會議結束和晚宴前休息一(yī)小(xiǎo)時左右，以便參加表演的同事休息。
參加表演的員(yuán)工(gōng)可以利用這休息的間隙來幾次簡單的排練。
此時，其他同事也可以在合影牆前拍照。
爲了增加晚宴的樂趣，我(wǒ)們可以采取更多的晚宴創新案例。
10 優秀員(yuán)工(gōng)頒獎環節
如果獎勵對象是優秀員(yuán)工(gōng)，則需要盡快确定相應的名單，包括定制的獎品，如證書(shū)、獎杯等。
爲每一(yī)位優秀員(yuán)工(gōng)準備一(yī)份介紹，另一(yī)個是讓每個人知(zhī)道爲什麽同事會得到獎勵。
此外(wài)，其他部門的領導将頒發獎品，尤其是那些合作較多的部門，如銷售主管給技術同事，技術主管給銷售同事，這反映了部門之間的相互認可。
11 抽獎環節是熱情最高的環節一(yī)定要策劃好
晚宴的另一(yī)個重要部分(fēn)就是抽獎了。
如何讓抽獎環節更精彩？
除了增加禮品的購買量，還可以使用最傳統的紙(zhǐ)質抽獎。
例如，員(yuán)工(gōng)号碼，在抽獎前搖動抽獎盒。
之後，抽獎中(zhōng)獎者宣布員(yuán)工(gōng)号。
整個過程比電子抽獎更有趣。
晚宴比白(bái)天的會議更有趣。
12 涉及客戶、及合作夥伴的年會
如果顧客、合作夥伴的晚宴等嘉賓的邀請，準備邀請函、禮物(wù)、會議和晚餐的座位，以及代表們的演講。
13 晚宴的第二天行程安排要提前通知(zhī)
當天的晚餐通常結束得很晚。
畢竟，這是艱難的一(yī)年，每個人都有很多話(huà)要說，還有很多酒要喝(hē)，如果有第二天的日程安排，通知(zhī)酒店(diàn)安排早的服務，以免影響整個計劃的進行。
14 接送車(chē)輛要預約好
根據員(yuán)工(gōng)的返程安排，預約接送車(chē)輛，并分(fēn)趟分(fēn)地點發送。
15 要有簡單的活動應急預案
做一(yī)些簡單的活動應急預案，至少知(zhī)道公司哪些同事了解一(yī)些基本的急救知(zhī)識，并能做一(yī)些基本的急救措施，酒店(diàn)附近最近的醫院等等。
16 年會其他細節
在其他年度會議的實施過程中(zhōng)有很多細節。
如果處理得當，它可以給人們留下(xià)好印象。
例如，除了在會議前以電子郵件、圖片和H5的形式将日程表發送給同事之外(wài)，它還可以打印一(yī)份放(fàng)在在簽到登記處，每天結束時，分(fēn)别編輯第二天的議程，并通過WeChat群等方式将筆記發送給每個人。
如果餐是自助餐，請事先與酒店(diàn)确認自助餐可以容納人。
在實施過程中(zhōng)，不可避免地會遇到各種臨時或特殊的要求，由此引起的變化必須更新爲相應的表單形式，并與工(gōng)作組的每個成員(yuán)同步。
這也是爲什麽在年度會議策劃階段更詳細的項目準備表的原因。
年會場地選擇有哪些？
接下(xià)來阿南(nán)給大(dà)家分(fēn)享一(yī)下(xià)年會的場地選擇，畢竟一(yī)個能夠打卡拍照炫耀的年會也算是一(yī)個高大(dà)上年會的門面。
01 酒店(diàn)
因爲酒店(diàn)的設備設施可以在最大(dà)的程度上滿足大(dà)家對年會内容的需求，所以這是80%的公司都會選擇的常規操作。
當然，常規的操作也可以吸睛的亮點。
比如：主題酒店(diàn)，想去(qù)浪漫的歐洲？清新文藝的亞洲？當然你想去(qù)熱火(huǒ)朝天的非洲都可以，隻要選擇對合适的主題酒店(diàn)，這些要求通通都滿足，滿滿的異國風情，每一(yī)款都适合自家挑剔的員(yuán)工(gōng)。
02 體(tǐ)育館
提到了體(tǐ)育館第一(yī)個想到的絕對是阿裏的萬人年會了，先不說各種黑科技，馬雲爸爸的節目，能在體(tǐ)育館辦一(yī)場秩序井然還出圈的年會，忒厲害。
因爲是體(tǐ)育館所以對于面積容量、人數的限制能達到最大(dà)的飽和限度，但是這對于活動的執行的把控也有更高的要求，現場統籌難度也會加大(dà)，當然若是能和阿裏一(yī)樣厲害，公司年會辦成演唱(chàng)會那種程度也不是不可能！
03 戶外(wài)場地
有些酒店(diàn)附近的戶外(wài)場地還是很适合某些類型公司舉辦年會的。
比如：精品酒店(diàn)的院子，帶泳池的大(dà)house，甚至近幾年還會有公司将年會舉辦在拓展基地，團建+年會一(yī)氣呵成，棒棒的。
在戶外(wài)搭建一(yī)個舞台，對于酒店(diàn)那種特定的場所來說相對自由一(yī)些，唯一(yī)不理想的可能會是因爲天氣原因，或者員(yuán)工(gōng)的：我(wǒ)隻想做個安靜吃喝(hē)的美少女/年，我(wǒ)不想動！
除了以上這些，還能有更加創意一(yī)點的場地嗎(ma)？當然！必須得有！
04 主題樂園
如何在不需要借用老闆扮醜的前提下(xià)輕松的調動員(yuán)工(gōng)對年會的期待？
你還記得，獵豹2017年在迪士尼舉辦的年會嗎(ma)？
主題樂園不失爲一(yī)個好選擇，借助主題樂園的配置，在常規的年會動作之外(wài)還有主題樂園各項樂趣的加持，美滋滋呀~
05 遊輪
在遊輪上舉辦年會，隻是爲了财大(dà)氣粗的告訴員(yuán)工(gōng)or外(wài)界：“這片大(dà)海被我(wǒ)們承包了！我(wǒ)們公司！有錢！”。
當然，阿南(nán)說的可不是微商(shāng)的姐妹們，而是獵豹2016年年會包遊輪。
而且讓年會和旅行完美的結合，遊輪上軟硬件齊全，省時省心省力還省錢，越來越多的年輕的公司都開(kāi)始摩拳擦掌準備承包一(yī)片海了！
年會場地布置
說完了年會場地的選擇，我(wǒ)們再來聊聊常規場地的布置，畢竟遊艇和主題樂園嗨就夠了不是？以下(xià)内容劃重點，請記小(xiǎo)本本。
在這之前我(wǒ)們要明白(bái)酒店(diàn)這類型的場地布置應分(fēn)爲兩塊内容，外(wài)場和内場。
01 外(wài)場布置
外(wài)場布置都包含有酒店(diàn)外(wài)圍、大(dà)堂、來賓動線和宴會廳前廳這幾個地方。
外(wài)場的布置主要是爲了指引到場來賓的行走動線，讓他們提前感受下(xià)年會的氛圍，所以一(yī)般都會在較爲顯眼的地方設置指示牌/背景闆/易拉寶。
在宴會廳前廳處可以設置簽到處、合影處、互動處，如果有茶歇也可以設置點心區。
02内場布置
内場部分(fēn)就比較簡單好記了，一(yī)些舞台、燈光、音響、餐桌的擺放(fàng)這些基礎配置就不需要多說了吧，要注意的就是舞美效果必須根據場地的大(dà)小(xiǎo)和年會節目的需求來安排，還要注意現場安全哦~
還可以根據年會的主題擺放(fàng)一(yī)些鮮花、趣味裝飾，還可以用上泡泡機幹冰機喲，最重要的是氛圍~
小(xiǎo)夥伴們如果有場地提供方可以聯系阿南(nán)給大(dà)家做一(yī)個整合登記哦，爲我(wǒ)們的策劃人提供便利。
年會創意節目
很多小(xiǎo)夥伴們都和阿南(nán)說過，經常苦惱要在年會上表演什麽節目才能既不失創意，又(yòu)不失搞笑。
畢竟年會表演即是公司任務，也是表現自己的一(yī)種方式，其實年會節目創意是舊(jiù)元素的新組合。
最後，阿南(nán)就來給大(dà)家聊聊關于年會節目準備上的創意方式。
01 熱門流行節目的改編，是每年年會的必備節目
比如去(qù)年很火(huǒ)的《感覺身體(tǐ)被掏空》，還有新東方新編《沙漠駱駝》……
原因很簡單：
熱門舞曲具備高傳播度和低門檻，讓沒什麽舞蹈基礎的員(yuán)工(gōng)，在短時間内上手，跳個熱鬧，趕趟而實惠，成了最具創意年會節目的不二之選。
02 簡單廉價的道具，清奇的思路，
利用人的視覺錯覺，
可以形成歎爲觀止的舞台效果
比如表演《小(xiǎo)人舞》。
就是幾個人借助道具，表演小(xiǎo)人進行跳舞。男生(shēng)可以買小(xiǎo)天鵝服裝的舞台道具，會比較有趣（萬能的某寶都有道具，别說買不到）。
03你平時關注的各大(dà)綜藝節目、
微博熱門視頻(pín)，抖音，
都是攫取舞蹈創意的來源
年會表演節目時不妨模仿起來，效果杠杠的。
如果上面的創意還覺得不夠勁爆，就挑些猛料。
比如男生(shēng)反串表演很火(huǒ)的羅志(zhì)祥的《朱碧石舞蹈》，很适合一(yī)幫兄弟(dì)們去(qù)表演，效果會很棒！
女生(shēng)的話(huà)，可以跳一(yī)些帥氣的舞蹈。
比如社會搖；或者裝扮雪姨等有特色的人物(wù)。
如果妹紙(zhǐ)們會仿妝就更好了，來個仿妝走秀（小(xiǎo)醜女等有特色的人物(wù)）
04很多看起來很貴的科技類節目，
其實并不需要很多錢
比如熒光舞，核心是在某寶上買好道具，選一(yī)套酷炫音樂和舞蹈動作。
剩下(xià)的，隻需要關燈，讓觀衆在黑暗中(zhōng)震顫。
再比如，大(dà)屏互動遊戲。
就是在電子大(dà)屏幕上掃碼後操作手機完成的樂乎現場互動小(xiǎo)遊戲。
所以那些你以爲很貴的年會節目道具，其實真的不貴！
05開(kāi)場視頻(pín)是主題最重要的SHOW TIME
當燈光暗下(xià)，黑暗中(zhōng)所有人的注意力落在大(dà)屏幕上，情緒線被輕易撩撥。
視頻(pín)主題通常和公司業務、企業年會主題相關，你可以盤點去(qù)年數據、取得的成績，或者把業務層面發生(shēng)過的暖心故事拍攝出來。
相對于枯燥的領導講話(huà)，一(yī)個内容豐富、剪輯有力的開(kāi)場視頻(pín)，會最大(dà)程度調動觀衆的參與感。
另外(wài)一(yī)個經典的做法是，做員(yuán)工(gōng)采訪合集。
内容可搞笑，可嚴肅，但都要和公司的業務和企業年會主題相關。
剪輯方式要有基本的策略，比如把大(dà)家對于同一(yī)問題的回答放(fàng)在一(yī)起，顯得節奏感強，有力道。
